Autorizzazione AEO

La normativa doganale riserva ai soggetti AEO alcuni importanti benefici che si traducono, in termini generali, in una significativa riduzione dei controlli doganali (fino al 90% in funzione del livello di affidabilità riconosciuto all’operatore) e in un accesso facilitato alle tante semplificazioni e autorizzazioni doganali.

Benefici diretti

• radicale semplificazione nell’ottenimento di qualunque autorizzazione doganale e accesso agevolato a tutte le semplificazioni previste dal Codice Doganale Unionale (AEOC);
• trattamento prioritario delle spedizioni in caso di controllo doganale (AEOC/AEOS);
• riduzione dei controlli documentali, scanner e fisici (AEOC/AEOS);
• possibilità di richiedere un luogo specifico per il controllo doganale (AEOC/AEOS);
• utilizzo del logo AEO (AEOC/AEOS);
• possibilità di godere del mutuo riconoscimento dei programmi di sicurezza previsti da alcuni paesi terzi (AEOS).

Benefici indiretti

• miglioramento delle relazioni con le autorità doganali;
• aumento della sicurezza e migliore comunicazione tra le parti della catena logistica;
• riconoscimento come partner commerciale sicuro. Nell’ambito del commercio internazionale è sempre più diffusa l’abitudine di selezionare i propri partner commerciali in funzione del possesso dello status di AEO;
• maggiore fidelizzazione dei clienti esteri;
• miglioramento del sistema organizzativo interno.

Il processo che porta l’operatore a conseguire lo status AEO si sviluppa attraverso le seguenti fasi:

• self-assessment iniziale finalizzato alla verifica della sussistenza dei requisiti necessari per l’ottenimento dell’autorizzazione;
• compilazione del QAV (Questionario di Autovalutazione) e presentazione dell’istanza di autorizzazione all’Ufficio doganale competente per territorio. Il QAV è un documento obbligatorio e fondamentale in quanto, da un lato, aiuta l’operatore a comprendere quali siano i requisiti richiesti per il rilascio dello status AEO e a focalizzare l’attenzione sugli aspetti più rilevanti, dall’altro, fornisce all’autorità doganale le informazioni necessarie per procedere con l’attività istruttoria;
• l’Agenzia, dopo una primissima verifica formale, concorda con l’azienda alcune giornate di incontro per la valutazione dei requisiti e per l’analisi dei documenti rilevanti per il rilascio dell’autorizzazione. La metodologia di audit doganale mira a:
• stabilire l’affidabilità della società nel suo complesso;
• verificare le misure di controllo interno ovvero le misure di protezione adottate per prevenire i rischi aziendali e in modo particolare quelli relativi all’operatività con la Dogana;
• individuare i punti di forza e di debolezza della struttura di controllo interno nonché del suo sistema amministrativo/contabile.

L’audit doganale non ha le caratteristiche e le finalità di un controllo ispettivo. Piuttosto, rappresenta un servizio offerto dall’Amministrazione doganale alle imprese attraverso il quale si realizza una collaborazione operativa con le stesse, in un’ottica di rapporto fiduciario che produrrà immediati riflessi in termini di semplificazione e di maggiore speditezza nelle operazioni doganali, laddove la valutazione complessiva dell’impresa risulterà positiva.
Il sistema di audit doganale implica quindi un radicale cambiamento nei rapporti tra utente e P.A. perché si passa dal confronto, spesso conflittuale, alla collaborazione finalizzata all’ottenimento di benefici per entrambi, in un’ottica di reciproco rispetto.

• Effettuate le analisi necessarie, viene predisposta una relazione conclusiva dell’attività di audit corredata delle proprie valutazioni. In presenza di valutazione positiva e in assenza di segnalazioni negative da parte delle autorità doganali degli altri Stati membri Ue, l’Agenzia rilascia l’autorizzazione AEO.

L’iter per il rilascio dell’autorizzazione deve concludersi entro 120 giorni a partire dalla data di accettazione dell’istanza. Tuttavia, qualora l’Autorità doganale non sia in grado di concludere l’iter in tale termine, può disporre di ulteriori 60 giorni

L’autorizzazione AEO è valida e riconosciuta da tutti gli Stati membri dell’Unione europea e non è soggetta a limiti di scadenza temporale.
Poiché il periodo di validità dell’autorizzazione non è limitato, è fondamentale che i criteri e le condizioni dello status AEO siano valutati periodicamente.

Viene anzitutto previsto in capo ai soggetti AEO l’obbligo di svolgere un’attività di automonitoraggio. Il monitoraggio periodico è la responsabilità principale dell’operatore economico e deve far parte dei suoi sistemi di controllo interno. L’operatore AEO è tenuto a riesaminare processi e rischi per tenere conto di cambiamenti significativi nelle proprie operazioni e ha l’obbligo di informare senza indugio l’Autorità doganale in merito ad eventuali fattori emersi dopo l’adozione della decisione e potenzialmente in grado di incidere sul mantenimento o sul contenuto dell’autorizzazione e connessi benefici. A tal fine, l’Agenzia delle Dogane ha introdotto uno specifico modello per l’automonitoraggio che i titolari di autorizzazione AEO devono obbligatoriamente compilare e inviare all’Ufficio doganale competente con cadenza annuale entro il 31 luglio.

Il mantenimento dei requisiti viene monitorato anche dall’Autorità doganale con dei post audit/monitoraggi periodici (in ufficio o con accesso) dal cui esito dipende la conferma, la sospensione o la revoca dell’autorizzazione.